Wie man große PDF-Dateien per E-Mail versendet
E-Mail und PDF-Dateien scheinen perfekt zusammenzupassen - jeder hat E-Mail, und jeder kann ein PDF öffnen - aber große Dateien per E-Mail zu versenden ist nicht immer einfach.
IN DIESEM LEITFADEN WERDEN SIE DIE 4 OPTIONEN ZUM VERSENDEN EINER GROSSEN PDF-DATEI PER E-MAIL KENNENLERNEN:
1. Smash
Wenn Sie mit PDFs (Portable Document Format) arbeiten, sind Sie wahrscheinlich schon auf Probleme mit der Dateigröße gestoßen. Es dauert nicht lange, bis die von Ihnen erstellte Datei einfach zu groß ist, um an eine E-Mail angehängt zu werden, und die gefürchtete Warnung "zu groß zum Versenden" auf Ihrem Bildschirm erscheint. Da PDFs ein wichtiger Bestandteil vieler professioneller und kreativer Arbeitsabläufe sind, muss es eine Lösung geben.
Im Folgenden finden Sie vier Möglichkeiten, wie Sie ein großes PDF-Dokument per E-Mail versenden können, die für Sie geeignet sein könnten.
1. Smash: Der beste Online-Dateiübertragungsdienst für PDF
Ein Dateiübertragungsdienst wie Smash (die beste Alternative zu WeTransfer) ist für viele, die eine große PDF-Datei per E-Mail verschicken müssen, die erste Wahl. Ein paar einfache Schritte
Klicken oder tippen Sie auf Ihr Gerät, um die PDF-Datei auszuwählen.
die E-Mail-Adresse eines Empfängers eingeben
Senden anklicken
Ihre Datei ist auf dem Weg.
Es ist einfach, schnell und zuverlässig, und das sind genau die Eigenschaften, nach denen professionelle PDF-Ersteller suchen, wenn sie große Dateien übertragen. Mit Smash gibt es keine Beschränkungen für die Größe der PDF-Datei, die Sie versenden können. Auch das Kopieren und Einfügen eines Freigabelinks ist problemlos möglich, und es ist sogar umweltfreundlich.
Smash PDF-Übertragungen per E-Mail auf dem Mac-Desktop, auf iOS- und Android-Geräten sowie über die Website Smash . Dank des neuen Add-in für Outlookkönnen Sie jetzt auch große Dateien wie PDF-Dateien per E-Mail versenden, ohne Outlook zu verlassen. Wie immer ohne Begrenzung der Dateigröße!
Ganz gleich, wie Sie Ihre PDF-Dateien mit Smash versenden, die Erfahrung ist dieselbe: reibungslos, einfach und rasend schnell. Wenn Ihr Unternehmen auf das Hochladen und Freigeben großer PDF-Dateien als Teil der täglichen Arbeitsabläufe angewiesen ist, bietet die Smash API eine einfache Möglichkeit, die Dateifreigabe zu kostengünstigen Preisen in Ihren Stack zu integrieren - Sie können die Smash API sogar mit einer kostenlosen 14-tägigen Testversion nutzen, für die keine Kreditkarte erforderlich ist.
2. Komprimieren der PDF-Datei
Die Komprimierung Ihrer PDF-Datei, damit sie klein genug ist, um an eine E-Mail angehängt zu werden, ist eine der Methoden, die Adobe, das Unternehmen, das hinter dem allgegenwärtigen PDF-Dateiformat (Portable Document Format) steht, empfiehlt, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail dort ankommt, wo sie hingehört. Adobe bietet sogar ein kostenloses PDF-Komprimierungstool an, mit dem eine große PDF-Datei ohne Qualitätsverlust verkleinert werden kann. Mit dem Tool können Sie zwischen den Komprimierungsstufen Hoch, Mittel oder Niedrig wählen und schätzen, wie groß die resultierende Datei sein wird, so dass Sie sicher sein können, dass Sie die Gmail-Götter zufriedenstellen.
Der Nachteil? Nun, das kostenlose Komprimierungstool hat eine Obergrenze von 2 GB. Wenn Ihre PDF-Datei also bereits größer ist, haben Sie Pech gehabt. Natürlich verkauft Adobe Ihnen gerne ein Abonnement für die Software Acrobat Pro, mit der Sie die Qualität der Bilder anpassen und Ihre große PDF-Datei auf ein handlicheres Format komprimieren können, aber wollen Sie wirklich eine Software abonnieren, nur um eine Datei auf das gewünschte Format zu bringen? Hinzu kommt, dass viele komprimierte PDF-Dateien in Bezug auf die Bild- und Textqualität eher mäßig aussehen, so dass die Komprimierung der Datei nicht immer eine gute Lösung ist.
3. Hochladen auf Ihren Cloud Speicher und Teilen eines Links
Eine andere Alternative, die Adobe empfiehlt, ist das Hochladen Ihrer Datei auf eine cloud Speicherlösung und das Teilen eines Links per E-Mail. Dies löst das Problem des "zu großen Anhangs", da Sie nur einen Link weitergeben, und es ist auch wahrscheinlich, dass Sie bereits Zugang zu einem cloud Dienst haben. Google Drive, Microsoft One Drive, Apple iCloud oder Dropbox sind allesamt bekannte Namen, und das Hochladen einer großen PDF-Datei auf einen dieser Dienste und das Teilen eines Links ist ein Kinderspiel.
Sie könnten jedoch in einigen Bereichen auf Probleme stoßen. Zum Beispiel beim Speicherplatz: Bei fast allen diesen Diensten gibt es feste Grenzen für die Datenmenge, die Sie auf Ihrem cloud Laufwerk speichern können, und wenn Sie diese Grenze erreichen, können Sie die letzte große PDF-Datei nicht mehr weitergeben. Außerdem kann es zu Problemen mit der Geschwindigkeit kommen, da die Anbieter von cloud Ihren Übertragungen keine Priorität gegenüber denen größerer Firmenkunden einräumen. Und dann ist da noch die Frage des Zugriffs: Der Link, den Sie freigeben, muss der richtige für die betreffende Person und die betreffende Datei sein. Sollen Sie einen Link zu einer PDF-Datei freigeben, die nur online eingesehen werden kann, oder wollen Sie, dass die Person die Datei herunterladen kann? Geben Sie einen Ordner oder nur eine einzelne Datei frei? Und was passiert, wenn Sie die Datei nicht mehr benötigen: Wird sie automatisch gelöscht oder nimmt sie für immer Platz auf Ihrer Festplatte ein?
4. Aufteilung der PDF-Datei in kleinere Teile
Wenn Ihre PDF-Datei zu groß ist, um sie in einer einzigen E-Mail zu versenden, sollten Sie vielleicht versuchen, sie in mehreren E-Mails zu versenden. Einer der großen Vorteile des PDF-Formats ist, dass Sie eine Datei mit wenigen Klicks oder durch Ziehen und Ablegen ausgewählter Seiten in kleinere Teile auf teilen können. Wenn sich Ihre große PDF-Datei schnell in drei oder vier nicht so große PDF-Dateien aufteilen lässt, können Sie sie vielleicht als Anhänge an einzelne E-Mails senden.
Auf diese Weise wird Ihre große PDF-Datei zwar dorthin gebracht, wo sie hingehört, aber Sie haben den zusätzlichen Aufwand, mehrere E-Mails zu versenden. Wichtige Datei 1 von 4, Wichtige Datei 2 von 4... das gibt Ihrer harten Arbeit nicht gerade ein professionelles Gesicht. Bei einfachen Textdokumenten oder PDF-Dateien, bei denen es eine klare Unterteilung in Kapitel oder Abschnitte gibt, ist die Aufteilung der Datei vielleicht sogar sehr sinnvoll. Wenn Ihre Datei jedoch nicht so einfach in zusammenhängende Abschnitte unterteilt werden kann oder viele Bilder enthält, die Sie zerschneiden müssen, um die Aufteilung zu erreichen, ist dies alles andere als ideal.
Schlussfolgerung
Wie kann ich eine große PDF-Datei am besten per E-Mail versenden? Mit einem Wort: Smash.
Smash ist schnell, zuverlässig, einfach, umweltfreundlich und robust. Es ist auch die Wahl von Kreativen und Fachleuten auf der ganzen Welt, die große PDF-Dateien per E-Mail dorthin bringen müssen, wo sie benötigt werden. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, mobilen Apps für Android und iOS und der Smash API für Entwickler, die die Übertragung großer PDF-Dateien als Teil ihrer bestehenden Arbeitsabläufe erleichtern müssen, gibt es eine Smash Option für jeden. Es gibt keine Begrenzung der Dateigröße, d. h. egal wie groß Ihre PDF-Datei ist, Sie können sie in Sekundenschnelle mit Smash übertragen.
Müssen Sie große PDF-Dateien versenden?
Verwenden Sie Smash, es gibt keine Dateigrößenbeschränkung, ist einfach, schnell, sicher und kostenlos.
